MetaArkでは、メールフォルダ（受信箱）に、 MetaArkのメールアカウントやメールサービスプロバイダーやPOPなどのメールアカウントを登録し、受信したメールが保存されます。メールフォルダは、目的や用途によって、プロジェクトごとにまとめたり、顧客対応窓口、クライアントなどでまとめたり、メールフォルダ（受信箱）をツリー状に自由に分類・整理できます。

MetaArkに登録された複数のメールアカウントは、ユーザーホームですべてを一つにまとめて、一度に全部の受信メッセージを見ることも、それぞれを個別のメールフォルダ（受信箱）をクイックに切り替えて確認していくこともできます。一覧で表示されているメールの「開く」ボタンをクリックするだけで、画面を遷移することなく直ぐにそのメールの詳細を確認することができます。

各メールフォルダ（受信箱）では、添付ファイルだけを一覧表示できます。さらには、画像や写真、動画、音楽、エクセル、ワード、パワーポイント、 PDFなどのファイルの種類別にも一覧表示できます。気になるファイルがあれば、「開く」ボタンをクリックするだけで、画面を遷移することなく、また、ファイルを開くことなく直ぐにそのファイルの中身を確認することができます。

メールや添付ファイルの検索は、件名、差出人、宛名、メッセージ、添付ファイルの種類、ドキュメント形式の添付ファイル内部などの全てを対象に、フリーワード、複数タグ、日付、ユーザーなどの複数の検索条件を別々ではなく組み合わせて検索できます。ヒットしたワードは、前後の文章と共にハイライト表示されるので、画面を遷移することなく直ぐにその検索結果の詳細を確認することができます。